Krajowy System e-Faktur (KSeF) – ważne informacje dla Organizacji Związkowych
Od 1 lutego 2026 r. organizacje związkowe NSZZ „Solidarność” powinny być przygotowane do odbioru faktur kosztowych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to stopniowe odejście od faktur papierowych oraz plików PDF przesyłanych e-mailem.
KSeF jest państwową platformą do wystawiania, przesyłania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML). Dla organizacji związkowych kluczowe znaczenie ma gotowość do odbioru faktur od lutego 2026 r., ponieważ część dostawców objętych obowiązkiem KSeF może zaprzestać wysyłania dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej (PDF).
Najważniejsze terminy
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązkowy odbiór faktur w KSeF od podatników, których obrót przekracza 200 mln zł (np. dostawcy energii, operatorzy telekomunikacyjni).
- Od 1 kwietnia 2026 r. – objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF pozostałych podatników VAT.
- Do końca 2026 r. – paragony z NIP do kwoty 450 zł będą funkcjonować poza systemem KSeF.
- Od 1 stycznia 2027 r. – objęcie obowiązkiem KSeF wszystkich podatników, w tym podmiotów o najmniejszej skali sprzedaży (do 10 tys. zł miesięcznie).
Oznacza to, że w 2026 roku w obiegu nadal będą zarówno faktury papierowe, jak i faktury przesyłane poza systemem KSeF, ponieważ część przedsiębiorców – mimo braku obowiązku – może jeszcze stosować dotychczasowe formy dokumentów. Równolegle funkcjonować będą także paragony z NIP do kwoty 450 zł.
Od 2027 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników, co oznacza, że wszystkie faktury wystawiane na organizacje związkowe będą dostępne w systemie KSeF i przechowywane tam przez 10 lat.
Co musi zrobić Organizacja Związkowa, aby mieć dostęp do KSeF:
- Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za logowanie do systemu i odbiór faktur w KSeF
– rekomendowany jest skarbnik, przewodniczący Komisji lub księgowa prowadząca dokumentację Organizacji. Osoba ta musi posiadać Profil Zaufany. - Podjąć stosowną uchwałę w sprawie wyznaczenia tej osoby – wzór uchwały.
- Złożyć formularz ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym właściwym dla siedziby organizacji. ZAW-FA upoważnia wskazaną osobę do dostępu do systemu KSeF.
Do pobrania:
Oficjalna strona Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF): ksef.podatki.gov.pl
W razie dodatkowych pytań lub potrzeby uzyskania dodatkowych wskazówek proszę kontaktować się z Główną księgową – Teresą Birut, ksiegowosc.legnica@solidarnosc.org.pl, tel. 511 952 364.