Zakładowa organizacja związkowa NSZZ Solidarność podlega ustawie o rachunkowości tak samo jak inne związki zawodowe – nie ma tu specjalnych wyjątków dla poziomu zakładowego.
Główne obowiązki finansowo-księgowe w 2025/2026 roku (dla organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej) wyglądają następująco:
Podstawowe dokumenty i obowiązki
| Dokument / ewidencja | Co to jest / na czym polega | Termin (przy roku obrotowym = kalendarzowym) | Gdzie składać / komu zatwierdzać | Uwagi / podstawa prawna |
|---|---|---|---|---|
| Polityka rachunkowości | Dokument opisujący zasady prowadzenia ksiąg (w tym uproszczenia dla mikro), zakładowy plan kont | Przy powstaniu + przy każdej zmianie | Wewnętrzny dokument – nie składa się nigdzie | art. 10 ustawy o rachunkowości |
| Księgi rachunkowe (pełne lub uproszczone) | Ewidencja wszystkich operacji (składki, darowizny, wydatki na szkolenia, strajki, prezenty itp.) | Ciągłe prowadzenie przez cały rok | art. 9 i nast. ustawy o rachunkowości | |
| Sprawozdanie finansowe | Bilans + Rachunek wyników + Informacja dodatkowa (wzór uproszczony – załącznik nr 4) | Sporządzenie do 31 marca Zatwierdzenie zwykle do końca kwietnia/maja Przesłanie do KAS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia | Szef KAS (elektronicznie – plik XML) | art. 45, 52–53, zał. nr 4 ustawy o rachunkowości |
| Zeznanie CIT-8 | Roczne zeznanie podatku CIT (zazwyczaj CIT-8/O lub CIT-8 + załączniki) | Do końca 3. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (zazwyczaj 31 marca) | Właściwy urząd skarbowy | ustawa o CIT |
| Ewidencja składek członkowskich | Szczegółowa lista wpłat (kto, ile, kiedy) + potwierdzenia wpłat / listy płac potrąceniowe | Ciągła | – | Dowody księgowe (KP, wyciągi, listy płac) |
| Dowody księgowe | Faktury, rachunki, wyciągi bankowe, listy płac, KP/KW, noty wewnętrzne itp. | Ciągłe zbieranie i archiwizacja | – | art. 21 ustawy o rachunkowości |
| Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe | Uchwała zarządu / komisji zakładowej / prezydium zatwierdzająca sprawozdanie | Zwykle do końca kwietnia–czerwca | Wewnętrzny dokument | Statut związku + art. 53 ustawy o rachunkowości |
Najważniejsze informacje w praktyce (2025/2026)
- Większość zakładowych organizacji związkowych (w naszym Regionie jest tylko kilka wyjątków) korzysta z uproszczeń dla jednostek mikro → sprawozdanie jest bardzo proste (mały bilans, uproszczony rachunek wyników, krótka informacja dodatkowa).
- Składki członkowskie (zarówno te potrącane z listy płac, jak i wpłacane bezpośrednio) to przychód statutowy → wykazuje się je w całości w przychodach, nawet jeśli część od razu przekazywana jest wyżej (do zarządu regionu / związku nadrzędnego).
- Wszystkie dokumenty finansowe od 2020 roku muszą być sporządzane i przesyłane wyłącznie elektronicznie (plik XML zgodny ze strukturą Ministerstwa Finansów).
- Do podpisywania sprawozdania i CIT-8 potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany (można założyć profil zaufany dla związku).
Jeśli Wasza zakładowa organizacja jest bardzo mała (kilka–kilkanaście tysięcy złotych składek rocznie), to i tak musicie prowadzić minimum: ewidencję przychodów i kosztów + proste sprawozdanie.
Dla ułatwienia można pobrać darmową aplikację e-Sprawozdania Finansowe od Ministerstwa Finansów i tam wprowadzić dane.Powodzenia i dużo cierpliwości przy zamykaniu roku!
Redaktor
