Jednym z podstawowych obowiązków organizacji związkowej jest informowanie pracodawcy o swojej liczebności. Organizacja związkowa dwa razy do roku powinna przedstawić pracodawcy, u którego prowadzi działalność, informację o liczbie jej członków – odpowiednio według stanu na 30 czerwca i 31 grudnia (tzw. „informacja półroczna”). Ma na to czas do 10 dnia miesiąca następującego po danym półroczu.
Obowiązek dotyczy zarówno zakładowych, jak i międzyzakładowych organizacji związkowych.
Nieprzekazanie informacji półrocznej w terminie lub zrobienie tego w sposób nieprawidłowy skutkuje utratą statusu organizacji związkowej, a co za tym idzie – także związanych z nim uprawnień.
Oznacza to, że pracodawca nie jest zobowiązany do współdziałania z taką organizacją. Jeśli więc informacja zostanie dostarczona po terminie lub zawiera błędy, organizacja traci status zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej. W konsekwencji można uznać, że wszelkie działania, które normalnie wymagałyby współdziałania z organizacją związkową, mogą być wówczas podejmowane przez pracodawcę samodzielnie.
Pracodawca nie powinien ponosić konsekwencji zaniedbań organizacji związkowej, dlatego ustawodawca przewidział konkretny mechanizm pozwalający chronić ich przed takimi sytuacjami. Na podstawie art. 251 ust. 7 ZwZawU zarówno pracodawca, jak i inna organizacja związkowa działająca w zakładzie mogą zgłosić pisemne zastrzeżenia co do liczebności danej organizacji w ciągu 30 dni od otrzymania informacji półrocznej. Jeśli tak się stanie, organizacja związkowa musi w ciągu kolejnych 30 dni wystąpić do sądu pracy z wnioskiem o ustalenie rzeczywistej liczby członków. Brak takiego wniosku skutkuje utratą uprawnień organizacji związkowej (do czasu jego złożenia do sądu).
Co istotne, pracodawca nie musi uzasadniać swoich zastrzeżeń – samo prawo pozwala mu na ich zgłoszenie (podstawy, argumenty, przypuszczenia czy dowody na zakwestionowanie wskazanej przez związek liczby).
Zgłaszanie przez pracodawcę zastrzeżeń dotyczących liczebności organizacji związkowej nie powinno być przy tym postrzegane – jak często robią to związki zawodowe – jako przejaw utrudniania działalności związkowej czy działania w złej wierze. Jest to zwyczajne uprawnienie pracodawcy, pozwalające na zweryfikowanie, czy reprezentująca stronę społeczną organizacja związkowa działa w sposób zgodny z przepisami oraz prawidłowo prowadzi swoją dokumentację i wykonuje obowiązki. Z perspektywy pracodawcy jest to o tyle istotne, że liczba członków ma bowiem wpływ na szereg przysługujących związkowi uprawnień, w tym na reprezentatywność, liczbę godzin zwolnienia pracownika-związkowca od pracy na działalność związkową, zakres ochrony stosunku pracy dla działaczy oraz dostęp do pomieszczeń i urządzeń technicznych udostępnianych przez pracodawcę. Wpływa również na obowiązki pracodawcy, np. w zakresie ustalania regulaminów pracy, wynagradzania czy ZFŚS. W skrajnych przypadkach może także oddziaływać na finanse przedsiębiorstwa, generując dodatkowe koszty związane z działalnością związku.
W interesie pracodawcy jest zatem upewnienie się, że deklarowana liczba członków organizacji związkowej jest zgodna z rzeczywistością. Co więcej, zgodnie z art. 35 ust. 21 pkt 3 ZwZawU podanie nieprawdziwych danych na temat liczby członków organizacji jest wykroczeniem. Pracodawca ma więc nie tylko prawo, ale wręcz obowiązek dopilnowania, by działalność związku w jego zakładzie pracy odbywała się zgodnie z prawem i zasadami współżycia społecznego. Z perspektywy związkowej sądowa weryfikacja również powinna być postrzegana pozytywnie – o ile bowiem stanowi dla związku zawodowego pewną formę inspekcji, o tyle w jej rezultacie organizacja ma możliwość wykrycia ewentualnych nieprawidłowości i zapewnienia pełnego compliance swojej działalności z obowiązującymi ją przepisami i samorządnie przyjętymi zasadami.
