Już od 1 lutego 2026 r. wszystkie organizacje związkowe NSZZ „Solidarność” powinny być gotowe do odbierania faktur kosztowych wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza definitywne odejście od dokumentów papierowych.

KSeF to państwowa platforma do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, zarządzana przez Krajową Administrację Skarbową. Dla organizacji związkowych kluczowa jest gotowość do odbioru faktur od lutego, bo niektórzy dostawcy, których ten obowiązek obejmie, mogą przestać wysyłać je tradycyjnie.

Terminy dla organizacji związkowych

• Do 31 stycznia br.: Złożenie papierowy druk ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym.
• Od 1 lutego 2026 r.: Obowiązkowy odbiór faktur w KSeF od podatników, których obrót przekracza 200 mln zł (np. energia, telefony)
• Od 1 kwietnia 2026 r.: Obowiązek wystawiania faktur przez pozostałych podatników.
• Od 1 stycznia 2027 r.: Dla tych o najmniejszej skali sprzedaży (do 10 tys. zł/mies.).
• Paragony z NIP do kwoty 450 zł obowiązują do końca 2026 roku poza systemem KSeF.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) znajdziesz na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl

Aby otrzymać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)  konieczne jest:

1. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za logowanie i odbiór dokumentów w systemie KSeF – najlepiej skarbnika (ta osoba musi dysponować Profilem Zaufanym).
2. Podjęcie stosownej uchwały dotyczącej w/w osoby.
3. Złożenie deklaracji ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym właściwym dla siedziby organizacji (do 31.01.2026) – upoważnia osobę z Profilem Zaufanym do dostępu do KSeF.​ Dokument można pobrać tutaj: https://www.podatki.gov.pl/media/0pqh102d/zaw-fa-02-08.pdf. Dokument ZAW-FA z przykładowymi danymi dostępny poniżej:

Wypełnij pierwszą sekcję danymi Twojej organizacji:

Następna sekcja dotyczy danych osoby zaradzającej systemem KSeF, która została upoważniona przez organizację. Na koniec należy złożyć podpisy osób reprezentujące organizację