KSeF – ważna informacja dla Organizacji Związkowych

Od 2026 r. wszystkie organizacje związkowe zostaną objęte Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). To duża zmiana w sposobie odbierania i wystawiania faktur, dlatego zachęcamy do wcześniejszego przygotowania się.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. Faktury papierowe i pliki PDF (przesyłane e-mailem) zostają zastąpione przez faktury ustrukturyzowane (cyfrowe), przesyłane wyłącznie przez centralną bazę Ministerstwa Finansów. Zmiana ta ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów, brak konieczności ich drukowania oraz stały dostęp do archiwum przez 10 lat.

KSeF to system Ministerstwa Finansów, który zastępuje faktury papierowe i PDF. Faktury będą miały postać ustrukturyzowaną (cyfrową) i będą udostępniane wyłącznie przez system KSeF.

Najważniejsze terminy dla Organizacji Związkowych

1 lutego 2026 r. – gotowość do ODBIORU faktur

Od tej daty każda Komisja musi być gotowa do odbierania faktur kosztowych (energia, telefon, czynsz, usługi, zakupy biurowe) wyłącznie przez KSeF.

Dostawcy przestaną wysyłać faktury papierowe i e-mailem.

Obowiązek WYSTAWIANIA faktur:

• od 1 kwietnia 2026 r. – większość organizacji prowadzących działalność gospodarczą
• od 1 stycznia 2027 r. – organizacje o bardzo małej skali (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie)

---

Co powinna zrobić Komisja Zakładowa / Międzyzakładowa?

KROK 1. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej

Komisja powinna wskazać jedną konkretną osobę, która będzie:

• logować się do KSeF,
• odbierać faktury,
• przekazywać je do opłacenia.

KROK 2. Podjęcie uchwały

Należy podjąć uchwałę Komisji:

• o wdrożeniu KSeF,
• o wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej,
• o upoważnieniu do złożenia dokumentów w Urzędzie Skarbowym.

(Uchwała jest dokumentem wewnętrznym organizacji.)

PRZYKŁAD UCHWAŁY WEWNĘTRZNEJ:

UCHWAŁA NR …/2026

Komisji Zakładowej / Międzyzakładowej NSZZ „Solidarność”

przy ………………………………………………………………………

z dnia ……………………………… 2026 r.

w sprawie przygotowania i wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

§ 1

Komisja Zakładowa / Międzyzakładowa NSZZ „Solidarność” wyznacza Pana / Panią:

Imię i nazwisko: ………………………………………………………..

PESEL: ………………………………………………………………….

do pełnienia funkcji osoby odpowiedzialnej za zarządzanie uprawnieniami w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) w imieniu Organizacji Związkowej.

§ 2

Upoważnia się Komisję / Prezydium do dokonania wszelkich czynności formalnych niezbędnych do nadania powyższych uprawnień, w tym do złożenia we właściwym Urzędzie Skarbowym zawiadomienia ZAW-FA.

§ 3

Zobowiązuje się Skarbnika Organizacji / Biuro Rachunkowe obsługujące Organizację Związkową do bieżącego monitorowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w szczególności do odbioru faktur zakupowych oraz zapewnienia ich terminowego regulowania, począwszy od dnia 1 lutego 2026 r.

§ 4

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Podpisy:

…………………………………………………………

KROK 3. Złożenie zgłoszenia ZAW-FA

Ponieważ Organizacja Związkowa nie posiada Profilu Zaufanego, konieczne jest złożenie papierowego zgłoszenia ZAW-FA.

Co należy zrobić:

1. Wypełnić formularz ZAW-FA (dane Związku + dane osoby upoważnionej).
2. Wydrukować dokument.
3. Podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji.
4. Złożyć w Urzędzie Skarbowym właściwym dla siedziby organizacji:
   • osobiście lub
   • listem poleconym.

Po kilku dniach osoba wskazana w zgłoszeniu uzyska dostęp do KSeF.

KROK 4. Logowanie do KSeF

Osoba upoważniona loguje się:

• na stronie ksef.podatki.gov.pl,
• używając Profilu Zaufanego, e-Dowodu lub bankowości elektronicznej.

Po zalogowaniu zobaczy zakładkę dotyczącą Organizacji Związkowej.

Najczęstsze pytania!

Czy trzeba kupować drogi podpis elektroniczny?

➡️ Nie. Wystarczy zgłoszenie ZAW-FA i Profil Zaufany osoby upoważnionej.

Czy małe Komisje też muszą się przygotować?

➡️ Tak. Odbiór faktur przez KSeF dotyczy wszystkich od 1 lutego 2026 r.

Informacje uzupełniające dotyczące KSeF

1. Należy sprawdzić oprogramowanie:

Upewnij się, czy używany program księgowy obsługuje KSeF. Można też skorzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma).

2. Oficjalna strona logowania do KSeF

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur odbywa się wyłącznie przez oficjalny portal Ministerstwa Finansów:

Za pośrednictwem tej strony możliwe jest:

• zarządzanie uprawnieniami w KSeF.

• logowanie do systemu,

• odbieranie i wystawianie faktur,

3. Moment doręczenia faktury w KSeF

Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur jest uznawana za doręczoną w chwili nadania jej numeru przez system KSeF.

Nie jest wymagana:

• zgoda odbiorcy,
• potwierdzenie odebrania faktury.

Oznacza to, że organizacja powinna regularnie sprawdzać system KSeF, aby nie przeoczyć dokumentów wymagających terminowej zapłaty.

---

Gdzie szukać pomocy?

• strona MF: ksef.podatki.gov.pl
• infolinia KSeF 22 330 03 30
• Urząd Skarbowy (możliwość umówienia wizyty)

Nie odkładajmy przygotowań na ostatnią chwilę. Wczesne działania pozwolą uniknąć problemów z opłacaniem faktur i bieżącym funkcjonowaniem organizacji.