Wszyscy…, no prawie wszyscy znamy ten radosny, przedświąteczny zwyczaj wysyłania na prawo i lewo okolicznościowych kartek. O ile adresat jest z kręgu naszej najbliższej rodziny, a korespondencja jest absolutnie osobista, prywatna no to sprawy nie ma, ale ostatnio pojawiły się wątpliwości, czy wysyłanie kart do swoich kontrahentów, współpracowników lub klientów jest w świetle przepisów RODO…  zgodne z prawem.

Tak, tak, to nie żarty, ponieważ przy okazji składania życzeń świątecznych dochodzi do… przetwarzania danych osobowych adresatów (takich jak imię nazwisko, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej)! Ponadto istnieje jeszcze inny dylemat. Oto jedna z naszych komisji zakładowych, działająca w spółce z kapitałem zagranicznym postanowiła wysłać tradycyjną kartkę świąteczną do zarządu firmy. Dwa dni później sekretarka prezesa osobiście skontaktowała się z przewodniczącym Solidarności i ze zbolałą miną, wzrokiem pełnym zrozumienia oświadczyła mniej więcej w te słowa: ” Pan prezes i pozostali członkowie zarządu starają się rozumieć polską rzeczywistość i w związku z tym bardzo dziękują za życzenia świąteczne. Jednocześnie prezes oświadcza, że nie jest chrześcijaninem, a w związku z tym stanowczo prosi aby w przyszłości unikać wszelkich demonstracji religijnych na terenie firmy”.

Przewodniczącemu szczęka opadła – to, co do wczoraj było dobrym, przyjaznym, powszechnie akceptowanym gestem okazało się możliwą przyczyną konfliktu! Ta komisja zakładowa temu zarządowi firmy już nigdy, z żadnej okazji życzeń nie złoży. Zastanawiają się tylko, czy spotkanie wigilijne w gronie związkowców zostanie potraktowane jako „manifestacja religijna”. No w każdym razie – mimo wszystko – spróbują.

Może teraz zanim wyśle się komukolwiek kartę z konotacja religijną to należy przedtem delikatnie sprawdzić, czy gość nie jest „uczulony” na podobne gesty? Może.

Co do innych przypadków… Cóż… Znajomy prawnik podpowiedział, że jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych może być zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Często jest ona wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO musi być ona: dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę, osoby, której dane dotyczą.   Podstawą do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych może być również prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Na przykład można wskazać, że tym uzasadnionym interesem będzie utrzymywanie dobrych relacji ze stronami działań komisji zakładowej.

No, jasne!… Jednak wciąż pozostaje wrażenie, że coś tu poszło nie tak i jeżeli dalej będziemy w tym brnęli, to z Bożego Narodzenia pozostanie jedynie ten krasnal z jeleniami o przygłupim spojrzeniu…

txt&foto Piotr Grążawski