Kroki do uzyskania dostępu do KSeF dla zakładowej organizacji związkowej

Zakładowa organizacja związkowa (jako podmiot niebędący osobą fizyczną, np. stowarzyszenie lub inny podmiot prawny) traktowana jest podobnie jak spółki czy organizacje pozarządowe w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten jest obowiązkowy dla wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r. (dla podmiotów zwolnionych z VAT – od 1 kwietnia 2026 r.). Ponieważ organizacje związkowe zazwyczaj nie posiadają profilu zaufanego ani pieczęci kwalifikowanej, kluczowym krokiem jest złożenie formularza ZAW-FA (zawiadomienie o nadaniu uprawnień do KSeF) w urzędzie skarbowym. Formularz ten pozwala wskazać pierwszą osobę fizyczną (np. członka zarządu, księgową), która uzyska dostęp i będzie mogła nadawać uprawnienia innym.

Oto krok po kroku, co powinna zrobić organizacja:

1. Pobierz i wypełnij formularz ZAW-FA: Formularz dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów (gov.pl lub ksef.podatki.gov.pl). Wypełnij go danymi organizacji (NIP, nazwa, adres) oraz danymi pierwszej osoby uprawnionej (imię, nazwisko, PESEL). Pamiętaj, że za pomocą jednego ZAW-FA możesz wskazać tylko jedną osobę.
2. Wydrukuj i podpisz dokument: Podpis musi być złożony zgodnie z zasadami reprezentacji organizacji (np. przez upoważnionych członków zarządu). Podpis może być odręczny lub elektroniczny, jeśli organizacja posiada podpis kwalifikowany.
3. Złóż formularz w urzędzie skarbowym: Zgłoszenie składaj w urzędzie właściwym dla siedziby organizacji. Możesz to zrobić:
   • Osobiście,
   • Pocztą (listem poleconym). Nie ma możliwości złożenia online, ponieważ organizacja nie ma profilu zaufanego. Proces rejestracji trwa kilka dni – urząd potwierdzi nadanie uprawnień e-mailem lub pocztą.
4. Aktywuj konto w KSeF: Po potwierdzeniu, wskazana osoba loguje się na stronie ksef.mf.gov.pl/web/ za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub certyfikatu (który można wygenerować w systemie). Następnie:
   • Nadaj sobie pełne uprawnienia (do zarządzania, wystawiania i odbierania faktur).
   • Nadaj uprawnienia innym osobom lub podmiotom (np. biuru rachunkowemu) bezpośrednio w systemie – nie wymaga to kolejnych ZAW-FA.
5. Przygotuj się na wdrożenie: Sprawdź system księgowy organizacji – musi być zintegrowany z KSeF (np. poprzez API lub darmowe narzędzia MF). Przeszkol członków odpowiedzialnych za finanse. Jeśli organizacja wystawia faktury, od daty obowiązkowości wszystkie muszą iść przez KSeF.

Jeśli organizacja posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może pominąć ZAW-FA i logować się bezpośrednio pieczęcią. W razie wątpliwości skonsultuj się z urzędem skarbowym lub doradcą podatkowym. Testuj system w wersji demo dostępnej na ksef.podatki.gov.pl

Szczegóły formularza ZAW-FA (wersja obowiązująca od 1 lutego 2026 r. – ZAW-FA(3))

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest niezbędny dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. zakładowa organizacja związkowa, spółka, fundacja, stowarzyszenie), które nie mają profilu zaufanego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego z NIP-em. Pozwala wskazać pierwszą osobę fizyczną (np. członka zarządu, księgową), która uzyska dostęp do KSeF i będzie mogła nadawać uprawnienia dalej bezpośrednio w systemie.

Oficjalny wzór (wersja 3) znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/media/em1k4cmk/zaw-fa.pdf (Do 31 stycznia 2026 r. obowiązywała wersja 2, ale od lutego 2026 r. używaj wyłącznie wersji 3).

Formularz wypełnia się dużymi, drukowanymi literami, czarnym lub niebieskim kolorem. Wypełniaj tylko pola jasne (białe) – pola ciemne/szare wypełnia urząd skarbowy.

Struktura formularza i kluczowe pola do wypełnienia (dla zakładowej organizacji związkowej – nadanie uprawnień)

Nagłówek (góra formularza):

• Poz. 1 – NIP organizacji związkowej (10 cyfr, bez myślników).
• Poz. 2 i 3 – zostaw puste (wypełnia urząd).
• Poz. 4 – wypełniasz tylko, jeśli składasz więcej niż jeden egzemplarz ZAW-FA jednocześnie (np. Kolejny nr egz. / Ogółem liczba egzemplarzy, np. 1/3).

Część A – Miejsce i cel składania:

• Poz. 5 – Właściwy naczelnik urzędu skarbowego (pełna nazwa, np. „Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście” – według siedziby organizacji).
• Poz. 6 – Cel złożenia (zaznacz tylko jeden kwadrat):
  • 1. nadanie uprawnień → najczęstszy wybór dla organizacji związkowych (wskazanie pierwszej osoby uprawnionej).
  • 2. odebranie uprawnień.
  • 3. odebranie wszelkich nadanych uprawnień.
  • 4. zgłoszenie danych unikalnych kwalifikowanego podpisu/pieczęci (rzadko stosowane).

Część B – Dane podatnika lub podmiotu, który składa zawiadomienie (czyli dane Twojej organizacji związkowej):

• Poz. 7 – Rodzaj podmiotu: zaznacz 1. podmiot niebędący osobą fizyczną.
• Poz. 8 – Nazwa pełna organizacji (dokładnie jak w KRS lub statucie, np. „Zakładowa Organizacja Związkowa NSZZ „Solidarność” przy XYZ Sp. z o.o.”).
• Poz. 9–10 – Dane kontaktowe: telefon (opcjonalnie) i e-mail (bardzo zalecany – na niego przychodzi potwierdzenie nadania uprawnień).

Część C – Dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF (pierwsza osoba fizyczna):

• Poz. 11 – Rodzaj identyfikatora: zaznacz 2. PESEL (najczęściej) lub 1. NIP (jeśli osoba ma działalność gospodarczą).
• Poz. 12 – Numer PESEL lub NIP osoby.
• Poz. 13–14 – Nazwisko i pierwsze imię.
• Poz. 15 – Data urodzenia (RRRR-MM-DD).
• Poz. 19–20 – Telefon i e-mail osoby (bardzo przydatne do logowania i komunikacji).

Część D – Zgłoszenie danych unikalnych certyfikatu (SHA-256) – wypełniasz tylko jeśli używasz kwalifikowanego podpisu/pieczęci bez NIP/PESEL (rzadko w organizacjach związkowych – zazwyczaj zostaw puste).

Część E / Podpis (na końcu formularza):

• Miejsce i data.
• Podpis osoby uprawnionej do reprezentacji organizacji (zgodnie ze statutem, np. przewodniczący + skarbnik).
• Imię, nazwisko, stanowisko/funkcja podpisującego.

Ważne wskazówki dla zakładowej organizacji związkowej

• Jedno ZAW-FA = jedna osoba fizyczna (jeśli chcesz wskazać więcej osób na start → złóż kilka formularzy).
• Po złożeniu i potwierdzeniu przez urząd (kilka dni do 2 tygodni) wskazana osoba loguje się na ksef.mf.gov.pl (profil zaufany / podpis kwalifikowany) i tam nadaje dalsze uprawnienia (np. innym członkom, biuru rachunkowemu).
• Jeśli organizacja ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP-em → można logować się bezpośrednio pieczęcią i pominąć ZAW-FA.
• Złóż osobiście w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby lub wyślij listem poleconym.

W razie wątpliwości pobierz najnowszy wzór bezpośrednio z ksef.podatki.gov.pl i sprawdź instrukcje na podatki.gov.pl. Powodzenia z wdrożeniem KSeF!